Decálogo de migración de datos

Decálogo de migración de datos

Con el boom de las tecnologías en la nube, muchas empresas han asumido el riesgo y consecuente beneficio de migrar al uso de estas tecnologías. Aunque lo óptimo y recomendable durante el proceso de migración de cualquier software a otro y en especial a una plataforma en la nube (me refiero al proceso de pasar datos de la base de datos de nuestro software actual al nuevo mediante un proceso masivo y programado) es NO migrar datos, sin embargo muchas empresas optan por requerir este servicio, la responsabilidad por parte del proveedor es lograr que los datos registrados en el sistema anterior con diferente lógica y estructura embonen en la nueva. En BitEvolution nos hemos propuesto ayudar a las 2 partes que intervienen en este proceso (el cliente y el proveedor del servicio) y para ello hemos creado este “Decálogo de migración de datos”, 10 “sencillos” pasos a seguir (al menos, suena fácil, sabemos de antemano que no lo es) para que no suceda nada de lo que nos tengamos que arrepentir en el transcurso del proceso.
  1. Exposición y gestión de riesgos: el proveedor tiene la responsabilidad de exponer los riesgos de este proceso de forma clara y concisa al cliente, además de comprender las responsabilidades de protección de datos y tener un proceso de gestión de riesgos de proyectos cloud repetible. Se recomienda (ISC)2.
  2. Revisión de la base de datos, pronóstico y presupuesto: si después del punto anterior, el requerimiento persiste, antes de decir que SÍ es absolutamente necesario realizar una revisión de la base de datos a migrar para que el personal especializado en esta tarea, defina la posibilidad o no de realizar la tarea. En caso de que la respuesta sea NO, o se trate de una MIGRACIÓN PARCIAL de los datos, se recomienda una explicación breve al cliente y documentación un poco más extensa explicando el por qué. En caso de que la respuesta sea SÍ y sea aprobada la MIGRACIÓN PARCIAL o TOTAL de los datos, es recomendable enviar junto con la explicación la cotización y TIEMPOS de esta tarea. Es muy importante establecer TIEMPOS que nos permitan considerar la gestión de riesgos del punto anterior.
  3. Respaldos de las bases de datos: si el presupuesto planteado es aprobado, ANTES de iniciar la tarea de migración es muy muy importante (y lo escribo doble para resaltar la importancia de este paso) respaldar tanto la base de datos de origen como la base de datos de destino.
  4. Horarios: si ya estás en la tarea de migración, no elijas un lunes a finales de mes a mediodía. Elige horarios acordes con la dinámica de trabajo de tus clientes, de preferencia fuera del horario normal de oficina. Si tu proceso de migración afectará a más personas o empresas, envía un correo de notificación a tod@s los involucrados de la probable ralentización o fuera de servicio de la plataforma durante el intervalo de tiempo considerado para esta tarea.
  5. Mantenimiento de relaciones y consistencia de datos: como proveedor, utiliza transactions y sentencias try/catch durante el proceso de migración.
  6. Completitud de datos: El proceso de migración se terminó de forma satisfactoria, ahora bien ¿Cuántos registros de facturas o pagos tienes en la base anterior y cuántos en la nueva? Un simple SELECT COUNT(*) FROM ... te ayudará a verificar esta información y evitar darte cuenta tiempo después que perdiste registros vitales para el cliente durante el proceso de migración.
  7. Acceso a la información: es importante que los datos migrados sean accesibles en nuestra plataforma, y los que no, tengan una explicación (como por ejemplo, direcciones de cliente inexistentes). La información migrada debe estar disponible para actualización y observación, salvo solicitud expresa del cliente y/o permisos establecidos en tu plataforma.
  8. Notificación de terminación de uso de software anterior: Es muy importante que al terminar el proceso de migración se deshabilite el uso del sistema anterior y de no ser posible, se avise por correo electrónico y vía telefónica a los responsables del proyecto por parte del cliente que la migración de datos ha sido completada con éxito y que el software anterior NO DEBE SEGUIRSE UTILIZANDO. Aunque parezca increíble, es muy posible que algún empleado despistado intente seguir utilizando el software anterior. Si tienes el respaldo del medio escrito por el cual notificaste al cliente de este cambio, te evitarás realizar esta tarea 2 veces por el costo de hacerlo 1 vez.
  9. Capacitación de uso: varias veces me ha pasado que el cliente confunde la ausencia de datos con funcionalidades diferentes. Por ejemplo, si antes veía en la misma vista del cliente las facturas del mismo y tu plataforma las muestra en ventanas diferentes. Por lo anterior, es muy importante que la capacitación de uso de tu plataforma sea eficiente, y abarque TODAS las funcionalidades de las que requiere el personal que utilice la plataforma.
  10. Seguimiento de interacción: es posible también que durante el uso de la plataforma subsecuente a la migración observes bugs en tu plataforma (muy probablemente producto de la intrusión NO NATURAL de datos). Toma especial consideración de los correos de los clientes, muchas veces, sus dudas son las respuestas a tus preguntas.
[/vc_column_text][vc_custom_heading text="Datos interesantes del Cloud Computing" font_container="tag:h3|text_align:left" google_fonts="font_family:Open%20Sans%3A300%2C300italic%2Cregular%2Citalic%2C600%2C600italic%2C700%2C700italic%2C800%2C800italic|font_style:400%20regular%3A400%3Anormal"][vc_column_text]Según informes del sector, la adopción de soluciones cloud computing puede representar una reducción de costes variables según el ámbito de entrada de las empresas, desde infraestructura a software en cloud: – Reducción en costes del 40%, en mover “infraestructura y operaciones IT internas” a proveedores especializados en infraestructura en modalidad cloud. – Reducción en costes del 60-75% de desarrollo y soluciones colaboración (tipo correo electrónico). Según otro estudio, las empresas pueden reducir el tiempo de desarrollo de aplicaciones un 75% de media utilizando plataforma cloud. Analistas independientes también indican unas métricas de desarrollo hasta cinco veces más rápido, a la mitad de coste (desarrollo y mantenimiento) y mejor calidad. Visto así, es para pensárselo.

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