El Kanban se ha convertido en una herramienta muy útil
dentro del CRM, esto debido a que se considera un método para gestionar el
trabajo, debes saber que Kanban es una palabra japonesa que no tiene una
traducción exacta, pero se refiere a algo como “tarjetas visuales”, debido a
que kan significa visual, y ban tarjeta.
De acuerdo con Atlassian, líder en metodología ágil,
"el objetivo del método kanban es poder visualizar tu trabajo, limitar la
acumulación de tareas pendientes y maximizar la eficiencia (o el flujo de
trabajo). Los equipos que trabajan con kanban se enfocan en reducir la duración
de un proyecto (o la intervención de cada miembro) de comienzo a fin."
En pocas palabras, Kanban es un método visual para gestionar
y procesar el trabajo, y puede hacer un cambio real en la forma en la que se lleva
a cabo un proceso venta, que va desde la prospección hasta el cierre de la
venta.
La historia
de Kanban
Se dice que esta técnica se creó en Toyota, y se utiliza
para controlar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de
producción. El Kanban está dentro de la estrategia Kaizen (te dejo un post
sobre el Kaizen), es decir, la mejora continua y continuada.
Mientras que, a principios del siglo XXI, la industria del
software se percató de que Kanban podía hacer un cambio real en la forma en la
que se producían y entregaban los productos y los servicios. Se demostró que
Kanban era conveniente no solo para la industria automotriz, sino también para
cualquier otro tipo de industria. Así es como nació el método Kanban.
Tres reglas
principales del Kanban
De acuerdo con los expertos, existen tres reglas de Kanban
1. Visualizar el
trabajo y las fases del ciclo de producción o flujo de trabajo
Debes saber que una de las principales aportaciones es que
utiliza técnicas visuales para ver la situación de cada tarea, y que quizás
habrás visto representado pizarrones o paredes llenas de post-it.
2. Determinar el
límite de “trabajo en curso” (o Work In Progress)
En Kanban se debe definir las tareas que pueden realizarse
en cada fase del ciclo de trabajo, a ese número de tareas se le llama límite
del “work in progress”.
3. Medir el tiempo en
completar una tarea (lo que se conoce como “lead time”)
Con el “lead time” se mide lo que ven los clientes, lo que
esperan, y con el “cycle time” se mide más el rendimiento del proceso, es decir
que por medio del “cycle time” mide desde que el trabajo sobre una tarea
comienza hasta que termina.
Tablero básico
Se dice que el tablero original y el más básico está
compuesto por tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. Si se aplica
bien y funciona correctamente, serviría como una fuente de información, ya que
demuestra dónde están los cuellos de botella en el proceso y qué es lo que
impide que el flujo de trabajo sea continuo e ininterrumpido.
Fue David J. Anderson,
un reconocido líder de pensamiento de la
adopción del Lean/Kanban para el trabajo
de conocimiento) formuló el método
Kanban como una aproximación al proceso
evolutivo e incremental y al cambio de sistemas para las organizaciones de trabajo.
Cabe señalar que el método está enfocado en llevar a cabo las tareas pendientes y los
principios más importantes, los cuales pueden ser divididos en cuatro
principios básicos y seis prácticas.
Toma en cuenta que Kanban como lo hemos mencionado
anteriormente, puede ser aplicado sobre
flujos reales de trabajo o procesos activos para identificar los problemas.
Estas son las razones por las cuales es fácil implementar
Kanban en cualquier tipo de organización, ya que no es necesario realizar
cambios drásticos.
Debes saber que este método
está diseñado para implementarse con una mínima resistencia, por lo que
trata de pequeños y continuos cambios incrementales y evolutivos del proceso
actual.
Además, el método
Kanban no prohíbe el cambio, tampoco lo prescribe, lo que si hace es que alienta
el cambio incremental, ya que no provoca tanto miedo como para frenar el
progreso.
Algo que debes tener muy presente, es que se necesita para el transcurso de un
producto desde su pedido hasta su
entrega. Solo después de entender cómo funciona
actualmente el flujo de trabajo,
puede aspirar a mejorarlo haciendo los
ajustes necesarios.
Ahora bien, para que puedas visualizar tu proceso en Kanban, necesitarás un tablero con tarjetas y columnas, cada columna del
tablero representa un paso en su flujo
de trabajo, mientras que cada tarjeta
Kanban representa un elemento de trabajo.
La idea de implementar un sistema Kanban es crear un flujo
continuo e ininterrumpido. Por flujo nos referimos al movimiento de elementos de trabajo a través del proceso de
producción. Lo que interesa es la velocidad y la continuidad del movimiento.
En el CRM BitEvolution
contarás con la herramienta de Kanban
Oportunidades, donde al comenzar a trabajar en el elemento X, lo arrastra hasta la columna siguiente y cuando el
elemento esté acabado, lo mueve hasta la columna final. De esta forma, puede fácilmente seguir el progreso y detectar los cuellos de botella.
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